Der er travlhed på kontoret i dag. Deadline er kl. 15:00. Vi skal have afleveret projektforslaget. Det betyder i virkeligheden, at vi har en intern deadline, der hedder kl. 13. På det tidspunkt skal alt være færdigt. Alle tegninger og beskrivelser skal være plottet og printet ud. Det hele skal samles og bindes sammen, så vores leder kan nå at køre hen til ministeriet med forslaget og få et referencenummer, som fungerer som bevis for, at projektforslaget er blevet afleveret til tiden.
Projektforslaget handler om et stort, nyt hospital, som skal bygges. Vi har ret store chancer for at få kontrakten, men er selvfølgelig godt klar over, at der vil komme indvendinger fra nogle af vores konkurrenter. Vi håber, at juryen, som skal bedømme forslagene de får ind, vil se, at vores konsortium har den nødvendige erfaring.
Ren panik
Lige nu er der panik. Sekretæren, som har ret meget erfaring med at styre alt og alle i den her slags, situationer er ved at skrige. Hun kan ikke finde 2 af de cv’er, der skal vedlægges. De skal jo også med ind i projektforslaget. Som bilag nr. IV.
Hun leder som en gal i alle de mapper med cv’er fra tidligere projektforslag efter dem, hun ikke kan finde. De er ikke til at finde nogen steder. Hun beder mig om at hjælpe sig. Beder mig om at sende en mail til de to personer, som hun mangler cv’erne fra. De skal sende hende et nyt CV inden kl. 12:00. Jeg får sendt mailen til dem. Føler, at jeg er lidt i vejen. Du ved, jeg kan ikke bidrage med noget fornuftigt til at få hele projektforslaget samlet – og vil heller ikke forstyrre dem, der virkeligt løber hurtigt nu.
Thermotec og Estrich
Jeg sætter mig ved min PC og begynder at filtrere al den korrespondance, vi har haft vedrørende projektet. Lægger den ind i mapper, der henholdsvis handler om ’medarbejdere’, ’tilbud’, ’budget’ og ’diverse’. Medarbejder-mappen får lagt al korrespondance omkring cv’er lagt ind. I ”tilbud” lægger jeg alle de mails, vi har fået på forespørgsler om materiale og ydelse. Fx tilbuddet på de der Estrich slidlagsgulve og den underliggende isolering fra Thermotec.
Organisering hjælper
Tilbuddet på vinduer kommer også ind i den mappe. ”Budget-mappen” giver sig selv. I ”Diverse” lægger jeg alle de mails, som jeg ikke lige kan afgøre, hvad er. Imens jeg filtrerer indbakken og placerer mails i de rigtige mapper, finder jeg de to cv’er, som vores sekretær mangler. Jeg fortæller hende, at jeg har fundet dem. Printer dem ud og giver dem til hende. Hun kaster et hurtigt blik på dem. Nikker og smiler.
Bagefter går hun hen og lægger dem i den rigtige bunke af papirer. Hun er næsten klar til få hele stakken kopieret så forslaget kan blive afleveret – i 5 eksemplarer. Ham den anden medhjælper er ved at folde nogle af de store tegninger sammen. Han fumler lidt med det. Jeg går hen og hjælper ham. Er der noget, jeg har lært som praktikant her, så er det at folde store tegninger i størrelse A0 rigtigt sammen.
